O paperless office ou paper-free office é uma prática de sustentabilidade que visa eliminar ou reduzir o uso do papel no ambiente de trabalho e a principal forma de implantação do paperless office é por meio da digitalização de documentos. Neste sentido, é uma prática que traz benefícios na gestão de documentos e informações da Segurança e Saúde do Trabalho (SST).
No Brasil, em 2022, foram produzidas 11,0 milhões de toneladas de papel, um aumento de 3,5% em relação a 2021, e do total 2,5 milhões de toneladas foram destinadas à exportação. Em termos de aplicação, a produção do papel para imprimir e escrever representa 21% do total, ou seja, são consumidos cerca de 2,3 milhões de toneladas de papel por ano, conforme dados da IBA.
Ao aplicar o paperless office na gestão da SST são reduzidos os custos relacionados com o consumo de papel (Folhas A4), reduz a necessidade de espaços físicos para armazenamento, facilita o compartilhamento digital de documentos e informações, mantém as informações dos trabalhadores mais seguras e contribui com a redução de impactos no meio ambiente.
A gestão da SST é baseada na produção de laudos técnicos, relatórios de acidentes de trabalho, registros de afastamentos do trabalho, exames periódicos dos trabalhadores, emissão de Fichas de Controle de EPI’s, enfim, é uma quantidade elevada de documentos da SST e informações que precisam ser gerenciadas, armazenadas, analisadas e preservadas ao longo do tempo.
A seguir, vamos apresentar como é aplicado o paperless office na SST e destacar os principais benefícios que são alcançados do ponto de vista da gestão da informação da SST e a digitalização dos documentos da SST e eSocial.
O que é o Paperless Office?
O paperless office foi um termo associado, em 1975, com a ideia de escritórios do futuro que dispensavam o uso do papel. É uma prática que ganhou destaque na época com a popularização do computador, entretanto, perdeu importância a medida que as impressoras e fotocopiadoras também se popularizaram nas décadas de 80, 90 e 2000.
A facilidade de produzir e imprimir documentos de tarefas rotineiras nas organizações levou a aumentar os custos de armazenamento dos registros no papel. Além disso, manter as informações disponíveis em uma Folha A4 provoca até a demanda elevada na cadeia produtiva do papel, principalmente, gera a necessidade de aumentar a plantação de árvores.
Com a evolução das Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC’s), o crescimento dos efeitos relacionados com as mudanças climáticas e as exigências de otimizar o uso e o destino dos resíduos do papel trazem para empresas a oportunidade de introduzir o paperless office como uma prática que visa eliminar ou reduzir o consumo de papel nos processos gerenciais e operacionais.
Como Aplicar o Paperless Office na SST?
Guardar as informações e documentos da SST no papel é uma prática que vem sendo cada vez mais substituída pela digitalização dos processos. Neste sentido, observa-se que os órgãos públicos que são responsáveis pela fiscalização da SST vem adotando soluções digitais como, por exemplo, o eSocial, CAT, Carteira de Trabalho Digital, entre outras iniciativas.
A Portaria N° 211, de 11 de Abril de 2019, do Governo Federal, consolidou a ideia do paperless office na SST, pois considera válida a utilização de certificação digital para a criação e assinatura eletrônica de diferentes documentos da SST como, por exemplo, PCMSO, PGR, ASO, AET, Certificados ou comprovantes de capacitações contidas nas Normas Regulamentadoras (NR’s), entre outros documentos exigidos pela legislação da SST.
É previsto pela Portaria N° 211 que o arquivo eletrônico que contém os documentos da SST seja armazenado em meio eletrônico e apresentado no formato PDF de qualidade padrão “PDF/A-1”, descrito na ABNT NBR ISO 19005-1, cabendo ao empregador mantê-lo à disposição para apresentação à Inspeção do Trabalho.
A experiência tecnológica e os avanços digitais que estamos passando nos últimos anos estão consolidando a ideia que é possível substituir o papel por processos digitais e automatizados na gestão da SST, reduzindo o consumo médio de folhas de papel, o tempo de processamento de informações, armazenamento de documentos e segurança das informações da SST relacionadas com os trabalhadores.
Entre as principais práticas do paperless office que podem ser aplicadas na SST, destacamos:
- Implantar tecnologias e softwares que digitalizam e automatizam os processos de gestão e operacionais da SST e convertem dados em informações e documentos digitais certificados;
- Substituir o uso de documentos impressos por documentos digitais da SST certificados;
- Imprimir documentos da SST quando são estritamente necessários para fins de armazenamento físico e inspeção;
- Revisar os documentos e informações antes de imprimir e quando possível imprimir no modo frente e verso;
- Garantir com segurança e qualidade a guarda e apresentação dos documentos e informações digitais da SST conforme os prazos estabelecidos pelas NR’s ou legislação própria, em especial para fins de fiscalização e comprovação do cumprimento das obrigações de Segurança e Saúde do Trabalho.
Ao aplicar o paperless office na indústria com foco na SST aumenta o uso eficiente dos recursos de armazenamento e processamento das informações, permite o acesso remoto e compartilhamento dos documentos, melhora a rastreabilidade e controle de documentos, aumenta a produtividade dos profissionais da SST e a segurança de dados, além disso, reduz a probabilidade de não-conformidades com a legislação.
