Uma das vantagens do eSocial é a digitalização das obrigações previdenciárias, fiscais e trabalhistas, isto é, o envio dos formulários, declarações, termos e documentos dos trabalhadores e prestadores de serviços para o governo passou a ser eletrônico.
O eSocial permite reduzir a burocracia no cumprimento das obrigações legais dos empregadores e contribuintes. A digitalização das obrigações legais que servem de base para calcular os encargos tributários e fornecem ao fisco informações que validam o pagamento do tributo, garante os direitos e mantem atualizadas todas as informações dos trabalhadores.
Os dados também estão disponíveis para os órgãos competentes do governo federal como, por exemplo, Caixa Econômica Federal, Ministério da Previdência Social (MPS), Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB) e Ministério do Trabalho e Emprego (MTE).
Um dos grandes desafios é eliminar o envio dos dados repetitivos em períodos e de formas diferentes para os órgãos federais. Para evitar esta duplicidade, diversas obrigações vem sendo adaptadas para facilitar consultas dos órgãos competentes a partir da implantação do eSocial e como, exemplo, temos o PPP eletrônico, que está programado para a implantação em meio eletrônico em 1º de janeiro de 2023 – Portaria MTP Nº 334/22.
É importante ressaltar que o eSocial não cria, modifica ou exclui qualquer uma das obrigações previdenciárias, trabalhistas e tributárias, mas apenas colabora para a funcionalidade do cumprimento das obrigações já vigentes por meio do envio de diversos eventos de forma digitalizada, entre os quais eventos da Segurança e Saúde do Trabalho (SST).
No eSocial passamos a informar os eventos S-2220 (Monitoramento da Saúde do Trabalhador), S-2240 (Condições Ambientais do Trabalho – Agentes Nocivos) e S-2210 (Comunicação de Acidente de Trabalho). Neste cenário, o eSocial traz para a SST a necessidade de se adaptar a essas novas formas de elaboração e registros das informações relacionadas com a segurança e saúde dos trabalhadores.
A seguir, apresentamos informações sobre as obrigações da SST no eSocial que estão sendo transmitidas em meio digital ou eletrônico, processo que garante a segurança jurídica para a empresa e trabalhador.
1) Livro de registro de empregado
O registro dos trabalhadores é uma obrigatoriedade conforme art. 41 da CLT e será realizado por meio de um sistema eletrônico.
2) Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT)
O preenchimento do formulário da CAT, será realizado por meio do evento S-2210 (Comunicação de Acidente de Trabalho).
O comunicado do acidente de trabalho é registrado pelo empregador/contribuinte/órgão público no evento S-2210 – Comunicação de Acidente de Trabalho mesmo que não haja afastamento do trabalhador.
A iniciativa da Comunicação de Acidente de Trabalho é realizada também pelo empregador, por ordem judicial ou por determinação do órgão fiscalizador e isso deve ser informado. Caso o acidente se refira a trabalhador de empresa terceirizada, a mesma deve informar o CNPJ do local do acidente.
Em caso de óbito, após o comunicado imediato, o evento deve ser retificado através de informações mais detalhadas do ocorrido. Haverá códigos previstos (Tabela 24 – eSocial), que traz a caracterização de todas as hipóteses de acidente de trabalho previstas na legislação que serão utilizados como base de preenchimento.
No eSocial, o número da CAT é por sua vez, o número do recibo deste evento. Este número deve ser armazenado para que nos casos de reabertura possa ser utilizado como referência da CAT de origem.
Caso o acidente de trabalho resulte em afastamento do empregado, deve também, o empregador, obrigatoriamente enviar o evento S-2230 – Afastamento Temporário. A informação do código da Classificação Internacional de doenças – CID é obrigatória na CAT, por se tratar de evento de notificação compulsória conforme prevê o art. 22 da Lei nº. 8.213, de 1991 e no art. 169 da CLT.
A CAT deve ser feita até o primeiro dia útil seguinte ao da ocorrência do acidente e em caso de morte, a informação prévia tem que ser imediata.
3) Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP)
Vários eventos relativos à segurança e saúde do trabalhador vão fazer parte do conjunto de informações do Perfil do Trabalhador e um deles é a obrigatoriedade de emissão do Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP) em meio exclusivamente eletrônico.
No S-2220 (Monitoramento da Saúde do Trabalhador) é registrado o acompanhamento da saúde do funcionário durante todo período do seu contrato de trabalho, constando informações referentes aos atestados de saúde ocupacional (ASO) e seus exames complementares.
No S-2240 (Condições Ambientais do Trabalho – Agentes Nocivos) caracteriza as condições de trabalho dos trabalhadores de determinado setor ou local de trabalho, informa os níveis de exposição aos riscos ocupacionais ou agentes nocivos e indicando os direitos previdenciários, principalmente, de insalubridade ou não.
As informações relativas a função e ao ambiente em que o trabalhador exerce suas atividades são de extrema importância para o PPP e devem ser preenchidas da maneira mais fidedigna possível.
Desta forma, não haverá um evento específico para o PPP. Os dados estarão contidos em diversos eventos. No entanto, não haverá nada novo, alterado ou eliminado em relação ao que já é exigido atualmente.
4) Arquivos eletrônicos entregues à fiscalização (Manad – Manual Normativo de Arquivos Digitais).
Não serão necessários no que se refere às informações relativas aos empregados.
5) Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS)
A Guia de Recolhimento do FGTS será gerada dentro do eSocial através do envio do evento S-1299 – Fechamento dos Eventos Periódicos.
6) Informações à Previdência Social (GFIP)
Informações como os dados da empresa, dos trabalhadores, remunerações, fatos geradores de contribuições previdenciárias, valores devidos ao INSS e FGTS, informações que serão enviadas através de diversos eventos que compõem o eSocial.
7) Relação Anual de Informações Sociais (RAIS)
Não precisará ser enviada anualmente. Todos as informações de vínculos laborais do empregador vão estar cadastradas no ambiente do eSocial.
No Evento S-2100 – Cadastramento Inicial do Vínculo, o empregador envia todos os vínculos ativos com seus respectivos dados cadastrais atualizados. No caso de um vínculo novo, o mesmo será informado através do Registro de Eventos Trabalhistas – RET.
8) Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED)
De forma semelhante ao exposto na RAIS as informações entregues através do CAGED estarão contidas no Evento S-2100 – Cadastramento Inicial do Vínculo na ocasião da implantação do eSocial e posteriormente através do Registro de Eventos Trabalhistas – RET.
9) Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF)
As informações referente a DIRF estarão no evento S-1210 – Pagamentos de Rendimentos do Trabalho. A responsabilidade de efetuar os cálculos continua sendo da fonte pagadora (empregador).
10) Comunicação de Dispensa (CD)
A Comunicação de Dispensa vai ocorrer com base no evento S-2250 – Aviso Prévio para registrar a comunicação e o possível cancelamento do aviso prévio de iniciativa do empregador sempre que ocorrer a comunicação da rescisão do contrato de trabalho, sem justa causa.
O aviso prévio indenizado não gera o envio deste evento, constando apenas no evento S-2299 – Desligamento.
11) Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS)
A CTPS a partir de 2018 passará a ser oficialmente eletrônica.
12) Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF)
Vai estar integrada com as informações do eSocial que servirão de base para o apuramento automático de débitos ou créditos, sem que o cliente aguarde pela apuração manual da Receita Federal.
13) Quadro Horário de Trabalho (QHT)
No evento S-1050 – Tabela de Horários/Turnos de Trabalho constam informações que vão identificar o horário contratual, apresentando o código e período de validade do registro. Os dados cadastrados serão utilizados para validação dos eventos do eSocial.
14) Folha de pagamento
A Folha de Pagamento no eSocial com base em uma série de informações que refletem na remuneração de todos os trabalhadores que estiveram a serviço do empregador/contribuinte/órgão público naquela competência. No entanto, cada trabalhador é tratado individualmente, de forma que a retificação da remuneração de um trabalhador não afeta os demais.
A Folha de Pagamento, com eventos por trabalhador, deve ser enviada com prazo para transmissão e fechamento até o dia 07 do mês seguinte ao do período de apuração, antecipando-se o vencimento para o dia útil imediatamente anterior, em caso de não haver expediente bancário.
15) Apresentação da DCTF e DCTFWeb
A apresentação da Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF) e da Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos (DCTFWeb) pelas pessoas jurídicas deverá ser elaborada com base nas informações prestadas no eSocial e EFD-Reinf, conforme consta na Instrução Normativa RFB Nº 2005, de 29 de Janeiro de 2021.
Uma das consequências é que as informações prestadas no DCFTWeb substituíram a GFIP (Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social), em relação às contribuições previdenciárias. Obrigações acessórias que vem sendo implantadas de acordo com o cronograma dos eventos do eSocial.
Outro aspecto é que todas as empresas privadas passaram a recolher, desde outubro de 2021, as contribuições previdenciárias pelo DARF (Documento de Arrecadação de Receitas Federais), gerado após o envio do documento (DCTF) com as informações prestadas no eSocial, dispensando desta maneira o recolhimento no Guia de Previdência Social (GPS).
As obrigações não serão eliminadas automaticamente. Faz-se necessário que cada órgão competente oficialize a necessidade de não mais entregar tais declarações através de atos normativos.
As mudanças ocorridas pela reforma trabalhista foram incorporadas pelo Governo Federal no eSocial cujo acesso já está disponível para as empresas. Desta forma, é possível admitir um trabalhador para uma jornada de trabalho intermitente (esporádico), contratar trabalhador por empreitada ou um funcionário home office.
