O Sistema eSocial surgiu para centralizar informações trabalhistas e previdenciárias das organizações e consequentemente facilitar a vida dos empregadores, empregados e governo. É uma forma de melhorar a comunicação e o cumprimento da legislação pertinente! E, entender como funciona o eSocial de uma maneira simples é um desafio, não é mesmo?
Desde que o Sistema eSocial foi proposto para a sociedade, em 2012, começaram a surgir grandes dificuldades e incertezas para todas as partes envolvidas. A proposta de implantação passou por alterações no cronograma do eSocial, atrasos na publicação de documentos e na última alteração foram inclusive retirados eventos, principalmente, da Segurança e Saúde do Trabalho (SST).
Neste post nosso objetivo é trazer para os profissionais da SST informações atualizadas e pertinentes sobre o eSocial de uma maneira simples e resumida. Os principais pontos que vamos abordar e entender como funciona o eSocial são:
- O que significa eSocial?
- História do eSocial.
- Quais empresas devem usar?
- Para que serve?
- Relacionando a Área de SST com o sistema.
- Módulos dentro do eSocial.
Confira!
O que significa eSocial?
O eSocial é a integração das informações sob as perspectivas fiscais, previdenciárias e trabalhistas que demanda adotar tecnologias para padronizar a transmissão, integrar rotinas de trabalho dos processos gerenciais (custos, financeiro, recursos humanos, produção), validar informações e centralizar os dados da empresa.
História do eSocial
Tudo começou no dia 22 de Janeiro de 2007 quando foi criado o chamado SPED – Sistema Público de Escrituração Digital, considerado como uma prévia do eSocial.
Pensando em estender para a área trabalhista, em 2012, o Governo resolveu ampliar o SPED com informações trabalhistas e previdenciárias. Sendo assim, foram criados o eSocial e EFD- Reinf, no intuito de idealizar o Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas.
Depois de vários cronogramas apresentados que alteraram a implantação do eSocial e, principalmente, os eventos da Segurança e Saúde do Trabalho, em outubro de 2021, as Grandes Empresas (Grupo 1) de fato começaram a enviar informações sobre os Eventos da SST para o eSocial.
Neste contexto, é necessário que o profissional da área de SST entenda sobre a responsabilidade que existe sobre a coleta, envio e validação das informações dos trabalhadores e eventos da SST no âmbito do eSocial.
Quais empresas devem usar?
A INSTRUÇÃO NORMATIVA RFB Nº 1863, DE 27 DE DEZEMBRO DE 2018 esclarece sobre quais empresas devem usar e prestar as informações ao Sistema eSocial:
- Grupo 1 – Empresas com faturamento anual acima de R$78 milhões.
- Grupo 2 – Demais empresas
- Grupo 3 – Empresas do Simples Nacional
- Grupo 3 – Pessoas Físicas: os empregadores e contribuintes pessoas físicas, exceto os empregadores domésticos; e
- Grupo 4 – Órgãos públicos.
Para implantar o eSocial nas organizações é importante ficar atento e monitorar as datas do cronograma de implantação dos eventos relacionadas com a SST no eSocial. Também é necessário preparar a documentação, emitir o certificado que autoriza o envio de informações pelos profissionais e avaliar e adquirir o melhor software para enviar as informações.
Para que serve?
A plataforma garante maior segurança jurídica, com um ambiente de negócio que beneficia a todos, principalmente àquelas empresas que trabalham em conformidade com a legislação.
A comunicação entre a empresa e os atores do ambiente nacional (FGTS, MTPS, RF) é realizada por um único canal e deve seguir os seguintes princípios:
- Viabilizar a garantia de direitos previdenciários e trabalhistas;
- Racionalizar e simplificar o cumprimento de obrigações;
- Eliminar a redundância nas informações prestadas pelas pessoas físicas e jurídicas;
- Aprimorar a qualidade de informações das relações de trabalho, previdenciárias e tributárias; e
- Conferir tratamento diferenciado às microempresas e empresas de pequeno porte.
O Sistema eSocial é desenvolvido e implantado na empresa com as premissas de estabelecer uma gestão compartilhada e uma única prestação da informação dos eventos.
Com a implantação dos Eventos da SST é possível acreditar que o Sistema de fiscalização e autuação do Ministério do Trabalho se tornará mais abrangente, efetivo e será realizado de forma remota. Cenário que promoverá mudanças nas rotinas de trabalho das empresas, sistemas de tecnologias e qualidade das informações coletadas sobre as atividades operacionais, ambiente de trabalho, riscos e saúde do trabalhador.
Usar um Sistema de Informações (software) confiável e preparado para gerenciar informações sobre os eventos da SST será fundamental para evitar atrasos e erros nas informações encaminhadas nos eventos da SST. Além disso, é recomendado que a empresa de contabilidade ou prestador de serviços contábeis não assuma a responsabilidade de enviar os eventos da SST!
Relacionando o Sistema eSocial com as Práticas da SST
- Identifique os Eventos de SST – torna-se fundamental identificar os eventos específicos e complementares que demandam atividades e exigem informações sobre SST da empresa. Prática que ajudará a preparar a empresa para a implantação do eSocial.
- Promova o Treinamento da Equipe de Segurança e Saúde do Trabalho – torna-se fundamental estabelecer um plano de treinamento sobre as novas rotinas do Sistema, coleta de dados e exigências de controle, atualização e armazenamento dos eventos relacionados com a SST.
- Promova Auditorias de Segurança e Saúde do Trabalho – Esqueça a planilha de controle de setores da indústria e utilize novas formas de monitorar a SST no ambiente de trabalho. Mantenha todos os ambientes de trabalho registrados e monitorados com itens específicos das Normas Regulamentadoras (NR’s) publicadas pelo Ministério do Trabalho.
- Controle a Entrega de EPI’s – Implemente mecanismos para controlar a entrega, troca, higienização e devolução dos EPI’s por trabalhador.
- Controle a Saúde Ocupacional – mantenha o prontuário da saúde do trabalhador em dia e atendendo as exigências das NR’s.
- Controle de Qualidade das Informações da Empresa – será necessário estabelecer mecanismos para manter um sistema de informações dos trabalhadores, atividades da empresa, ente outros, sem erros. Observa-se que a transmissão de informações erradas ou desatualizadas provocará retrabalho, atrasos nas operações, fiscalizações individuais – independente do porte da empresa, e, inclusive, autuações.
- Use uma Tecnologia de Informação e Comunicação (TIC) – no processo de implantação e preparação do eSocial é fundamental começar a gerenciar todas as atividades de SST dentro de um software, única forma de gerar as informações (arquivos) que serão transmitidas sobre a empresa. A aquisição do software demanda avaliar as funcionalidades, confiabilidade do sistema, facilidade de uso, tempo de processamento, suporte do fornecedor e portabilidade, isto é, fácil de usar e acessar as informações em dispositivos (smartphone, tablet e webservices).
Quais são as obrigatoriedades da SST no eSocial?
Eventos do eSocial:
Para enviar as informações para o eSocial você deve usar um Sistema de Informações que permita estabelecer a comunicação entre os eventos de registros de informações dos trabalhadores, estabelecimentos e os eventos do eSocial relacionados com a SST.
No Sistema eSocial é necessário integrar os Eventos de SST com informações coletadas e gerenciadas pelos profissionais que atuam com a SST. Além disso, são eventos que irão substituir a abertura da CAT (Comunicação de Acidente do Trabalho) e o registro de informações do PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário).
A obrigatoriedade dos eventos de Segurança e Saúde no Trabalho (SST) no eSocial para as empresas do Grupo 1, conforme estabelece a Portaria Conjunta SERFB/SEPRT/ME nº 71, de 29 de junho de 2021. Nesse grupo de eventos, enquadram-se as seguintes informações:
- Comunicação de Acidentes de Trabalho (Evento S-2210)
- Monitoramento da Saúde do Trabalhador (Evento S-2220)
- Condições Ambientais do trabalho – Agentes Nocivos (Evento S-2240).
Para os profissionais da SST, além dos eventos S-2210, S-2220 e S-2240, será permitido incluir, alterar e excluir, informações sobre o afastamento temporário do trabalhador (S-2230) e Desligamento (S-2299).
Conclusão
Você já sabe um pouco mais sobre quais são os impactos e como o uso do Sistema eSocial irá influenciar a vida e o papel do profissional da SST. É fundamental entender o papel e a responsabilidade que um profissional passa a ter ao certificar as informações repassadas nos eventos do eSocial e se preparar para os próximos desafios da nossa área.
A tecnologia está se tornando cada vez mais presente nas nossas vidas e o eSocial é o primeiro passo que exigirá a implantação de um software, treinamento e integração com as atividades profissionais da SST.
Por hoje ficamos por aqui, te aguardamos para os próximos conteúdos. Sempre fique atento às notícias sobre o Sistema eSocial na Plataforma do eSocial.
Referências
Cronograma Atualizado do eSocial – Portaria SEPRT/RFB n° 71, de 20 de junho de 2021.
Instrução Normativa – RFB Nº 1863, DE 27 DE DEZEMBRO DE 2018
eSocial. Documentação Técnica. Disponível em: esocial.gov.br. Acesso em: 05/06/2016.
Decreto Nº 8.373, de 11 de dezembro de 2014. Institui o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas – eSocial e dá outras providências. Disponível em: planalto.gov.br. Acesso em: 01/07/2016.
eSocial. A História do eSocial. Disponível em: especialistaemesocial.com.br. Acesso em: 11/07/2019.
eSocial. Conheça o eSocial. Disponível em: esocial.gov.br. Acesso em: 11/07/2019.
eSocial. Seminário de Simplificação. Disponível em: esocial.gov.br. Acesso em: 15/07/2019.
eSocial. eSocial passa a ser obrigatório em todas as grandes empresa. Disponível em: esocial.gov.br. Acesso em: 15/07/2019.
