homem com notebook esocial

Chegou a hora de planejar e coletar as informações para o eSocial

Conheça o eSocial

O processo de registro das informações que são repassadas pelas empresas para o Governo Federal mudou e desde janeiro de 2018, as empresas com faturamento no ano de 2016, acima de R$ 78 milhões enviam para a plataforma do eSocial dados sobre os trabalhadores e vínculos, folha de pagamento e substituíram as informações constantes da Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia e Informações à Previdência Social (GFIP), conforme estabelecido pelo Manual de Orientação do eSocial (Versão 2.5, Res. CG eSocial, n°20, 2018).

O processo de envio das informações trabalhistas, previdenciárias e tributárias será repetido com outros três grupos: Grupo 2 – entidades empresariais com faturamento no ano de 2016 de até R$ 78 milhões e que não sejam optantes pelo Simples Nacional; Grupo 3 – empregadores optantes pelo Simples Nacional, empregadores pessoa física (exceto doméstico), produtor rural PF e entidades sem fins lucrativos; e Grupo 4 – Órgãos Públicos e Organizações Internacionais.

Confira o cronograma de implantação do eSocial, pois continua sendo desenvolvido dentro da normalidade. Observa-se que as “alterações propostas visam unicamente facilitar o processo de implantação para os contribuintes que ainda estão estão se adequando ao novo sistema”, conforme destacado no próprio Portal do eSocial.

Cronograma de implantação esocial

A implantação progressiva do eSocial determina que cada grupo é responsável pelo envio de todas as informações e serão utilizadas para compor a base de cálculo para a apuração das contribuições sociais previdenciárias e da contribuição para o FGTS. Além disso, será uma base de dados para fins de cálculo e concessão de benefícios previdenciários e trabalhistas.

O próximo passo do primeiro grupo (Grupo 1 – Grandes Empresas) é enviar informações sobre Segurança e Saúde do Trabalhador (SST), prevista para iniciar, em julho de 2019. Posteriormente, o início da fase de SST para as empresas do Grupo 2 será em janeiro de 2020 e em julho de 2020 e janeiro de 2021, respectivamente, serão obrigadas as pertencentes aos Grupos 3 e 4.

Benefícios do eSocial

A simplificação do envio das informações tributárias, previdenciárias e trabalhistas pelo eSocial garante benefícios significativos para a empresa, trabalhador e sociedade. Especificamente, a sistematização das informações para a área de Segurança e Saúde do Trabalho (SST) contribuirá para melhorar a elaboração de planos de ações preventivas e a tomada de decisão dos profissionais da área: Engenheiros e Técnicos de Segurança do Trabalho.

O eSocial introduz na área de SST um formato digital de informações que ainda, em 2018, são registradas em meios ultrapassados e até frágeis, como em folhas de registros ou livros de papel. Dados que devem ser guardados por um longo período de tempo, em até 30 anos, gerando custos de armazenamento e dificuldades para analisar, atualizar e controlar a qualidade das informações registradas dos trabalhadores e ambientes de trabalho.

Prepare-se porque a rotina da SST nas empresas passará por uma grande transformação com o eSocial. A plataforma do eSocial exigirá uma forma unificada de envio das informações para diferentes órgãos e a substituição do preenchimento e a entrega de formulários e declarações do grupo de documentos relacionados com a SST, como, por exemplo, o Registro de Ambientes de Trabalho, a Comunicação de Acidentes de Trabalho, o Monitoramento da Saúde do Trabalhador, o Exame Toxicológico do Motorista Profissional, o Afastamento Temporário, as Condições Ambientais do Trabalho – Fatores de Risco, o Treinamento, Capacitações, Exercícios Simulados e Outras Anotações e o Desligamento.

Como Acessar o eSocial

Todas as informações da empresa, neste caso, da Segurança e Saúde do Trabalho (SST), serão transmitidas pela internet para o eSocial. O empregador irá gerar um arquivo eletrônico, no formato XML, contendo as informações previstas no Manual de Orientação do eSocial (Versão 2.5, Res. CG eSocial, n°20, 2018). Documento eletrônico que é assinado digitalmente e garante a integridade dos dados e a autoria do emissor.

Destaca-se que para iniciar a transmissão de informações ou solicitações ao Sistema eSocial e assinar os documentos relacionados com a SST será exigido um Certificado Digital do Tipo A1 ou A3, de propriedade do empregador e emitido por Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras – ICP – Brasil. Certificado Digital já utilizado para transmitir informações contábeis da empresa ao Sistema Público de Escrituração Digital (SPED).

O arquivo eletrônico com as informações será gerado de duas formas:

  1. A partir de um sistema de propriedade ou software do empregador / contribuinte / órgão público ou contratado de terceiros, assinado digitalmente (obrigatoriamente com utilização do Certificado Digital) e transmitido ao eSocial por meio de webservice, recebendo um recibo de entrega (Protocolo de Envio);
  2. Diretamente no Portal do eSocial na internet, para acessar o Módulo Web Geral.

O Sistema eSocial retornará o protocolo de envio no momento da transmissão das informações de SST. Após a realização das validações, o eSocial retornará o número do recibo de entrega das informações ou mensagem de erro de informações. O número do recibo de entrega é a referência utilizada para eventuais retificações ou exclusões no Sistema eSocial.

A Importância do Prazo para Encaminhar as Informações SST no eSocial

As principais informações da Segurança e Saúde do Trabalho (SST) que serão transmitidas para o ambiente do eSocial são: Registro de Ambientes de Trabalho, Comunicação de Acidentes de Trabalho, Monitoramento da Saúde do Trabalhador, Exame Toxicológico do Motorista Profissional, Afastamento Temporário, Condições Ambientais do Trabalho – Fatores de Risco, Treinamento, Capacitações, Exercícios Simulados e Outras Anotações e Desligamento, denominados de eventos Não Periódicos no Manual de Orientação do eSocial (Versão 2.5, Res. CG eSocial, n°20, 2018).

Os eventos Não Periódicos “são aqueles que não têm uma data pré-fixada para ocorrer, pois dependem de acontecimentos na relação entre o empregador… e o trabalhador que influenciam no reconhecimento de direitos e no cumprimento de deveres trabalhistas, previdenciários e fiscais” como, por exemplo, a exposição do trabalhador a agentes nocivos, mudanças no ambiente de trabalho, afastamentos temporários por acidente de trabalho, entre outros.

Tabela Códigos eSocial

Os prazos de envio dos eventos relacionados com a SST são definidos considerando as regras que asseguram os direitos trabalhistas, como no caso da admissão e do acidente de trabalho, ou possibilitam recolhimentos de encargos que tenham prazos diferenciados, como na situação do desligamento.

Além de apresentar o prazo específico para a transmissão ao eSocial, o Manual de Orientação do eSocial destaca que “os eventos Não Periódicos sem prazo diferenciado devem ser enviados, quando ocorrerem, antes do eventos mensais da folha de pagamento, com o objetivo de se evitar inconsistências entre a folha de pagamento e os eventos de tabelas e os não periódicos”.

A Importância da Qualidade da Informação da SST no eSocial

Para impedir possíveis inconsistências, acúmulo desnecessário de eventos a serem transmitidos e erros de última hora utilize uma tecnologia que transmita os eventos Não Periódicos e os de Tabela imediatamente após a sua ocorrência, reduzindo com isso multas e penalidades. O OnSafety é uma tecnologia mobile desenvolvida com o objetivo de garantir a transmissão das informações da área de Segurança e Saúde do Trabalho (SST) de uma forma ágil, segura e transparente para o usuário, atendendo os padrões internacionais de Segurança da Informação. A plataforma está disponível para profissionais da área que atuam nas empresas, prestadores de serviços ou aqueles que estão estabelecendo parcerias com os escritórios de contabilidade.

Um dos principais princípios do eSocial é “aprimorar a qualidade das informações referentes às relações de trabalho, previdenciárias e fiscais”, isto é, com a implantação do eSocial os órgãos ou entidades partícipes esperam um procedimento formal de envio que integre informações de diversas declarações, formulários, termos e documentos relativos às relações de trabalho. Sistema digital que aumentará a qualidade da informação, possibilitando que as organizações possam utilizá-la e disponibilizá-la com mais eficiência e eficácia.

O procedimento padrão proposto pelo Sistema eSocial permitirá reduzir a burocracia na transmissão das informações dos empregados, os erros cometidos pelas empresas ao preencher formulários e aumentará a fiscalização sobre o descumprimento das obrigações rotineiras da empresa para a área tributária, trabalhista e previdenciária, tornando-se inclusive uma medida de combate à sonegação.

Evite erros nos registros do eSocial

É destacado no Manual de Orientação do eSocial (p.6, 2018) que “a recepção dos eventos pelo eSocial não significa o reconhecimento da legalidade dos fatos neles informados”. Isto é, o fato de comunicar que a área de SST está conforme não significa que a sua empresa está livre de fiscalização ou penalidades. Desta forma, é primordial que a informação referente aos trabalhadores, ambientes de trabalho, riscos do trabalho, produtos químicos, exames toxicológicos, medições, entre outras, seja gerenciada e avaliada antecipadamente. Evitando com isso erros nos registros do eSocial que possam gerar impactos econômicos, produtivos e sociais negativos para a empresa.

Os profissionais da área de Segurança e Saúde do Trabalho devem ficar atentos porque a falta de qualidade da informação decorre pela utilização de julgamentos subjetivos dos riscos no ambiente de trabalho, múltiplos origens ou visões diferentes da SST, o volume elevado de informação armazenada ou perdida de análises de riscos, acidentes de trabalho, etc., e pela falta de procedimentos operacionais padronizados para inspecionar a SST, gerando sistemáticos erros na produção da informação, entre outros aspectos que influenciam a qualidade da informação.

Veja como a nossa tecnologia ajuda a implantar o eSocial no Canal OnSafety. Quer saber mais sobre os benefícios do OnSafety? Agende uma conversa com um dos nossos atendentes!

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