homem com notebook esocial

Chegou a hora de planejar e coletar as informações para o eSocial

Conheça o eSocial

O processo de registro das informações que são repassadas pelas empresas para o Governo Federal mudou e desde janeiro de 2018, as empresas com faturamento no ano de 2016, acima de R$ 78 milhões enviam para a plataforma do eSocial dados sobre os trabalhadores e vínculos, folha de pagamento e substituíram as informações constantes da Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia e Informações à Previdência Social (GFIP), conforme estabelecido pelo Manual de Orientação do eSocial (Versão 2.5, Res. CG eSocial, n°20, 2018).

Quer saber as informações substituídas pelo ESOCIAL?

O processo de envio das informações trabalhistas, previdenciárias e tributárias será repetido com outros três grupos: Grupo 2 – entidades empresariais com faturamento no ano de 2016 de até R$ 78 milhões e que não sejam optantes pelo Simples Nacional; Grupo 3 – empregadores optantes pelo Simples Nacional, empregadores pessoa física (exceto doméstico), produtor rural PF e entidades sem fins lucrativos; e Grupo 4 – Órgãos Públicos e Organizações Internacionais.

Confira o cronograma de implantação do eSocial, pois continua sendo desenvolvido dentro da normalidade. Observa-se que as “alterações propostas visam unicamente facilitar o processo de implantação para os contribuintes que ainda estão estão se adequando ao novo sistema”, conforme destacado no próprio Portal do eSocial.

Cronograma de implantação esocial

A implantação progressiva do eSocial determina que cada grupo é responsável pelo envio de todas as informações e serão utilizadas para compor a base de cálculo para a apuração das contribuições sociais previdenciárias e da contribuição para o FGTS. Além disso, será uma base de dados para fins de cálculo e concessão de benefícios previdenciários e trabalhistas.

O próximo passo do primeiro grupo (Grupo 1 – Grandes Empresas) é enviar informações sobre Segurança e Saúde do Trabalhador (SST), prevista para iniciar, em julho de 2019. Posteriormente, o início da fase de SST para as empresas do Grupo 2 será em janeiro de 2020 e em julho de 2020 e janeiro de 2021, respectivamente, serão obrigadas as pertencentes aos Grupos 3 e 4.

Conheça as VANTAGENS do eSocial para as empresas

A simplificação do envio das informações tributárias, previdenciárias e trabalhistas pelo eSocial garante benefícios significativos para a empresa, trabalhador e sociedade. Especificamente, a sistematização das informações para a área de Segurança e Saúde do Trabalho (SST) contribuirá para melhorar a elaboração de planos de ações preventivas e a tomada de decisão dos profissionais da área: Engenheiros e Técnicos de Segurança do Trabalho.

O eSocial introduz na área de SST um formato digital de informações que ainda, em 2018, são registradas em meios ultrapassados e até frágeis, como em folhas de registros ou livros de papel. Dados que devem ser guardados por um longo período de tempo, em até 30 anos, gerando custos de armazenamento e dificuldades para analisar, atualizar e controlar a qualidade das informações registradas dos trabalhadores e ambientes de trabalho.

Prepare-se porque a rotina da SST nas empresas passará por uma grande transformação com o eSocial. A plataforma do eSocial exigirá uma forma unificada de envio das informações para diferentes órgãos e a substituição do preenchimento e a entrega de formulários e declarações do grupo de documentos relacionados com a SST, como, por exemplo, o Registro de Ambientes de Trabalho, a Comunicação de Acidentes de Trabalho, o Monitoramento da Saúde do Trabalhador, o Exame Toxicológico do Motorista Profissional, o Afastamento Temporário, as Condições Ambientais do Trabalho – Fatores de Risco, o Treinamento, Capacitações, Exercícios Simulados e Outras Anotações e o Desligamento.

Veja como iniciar as transformações para o eSocial em sua empresa

Como Acessar o eSocial

Todas as informações da empresa, neste caso, da Segurança e Saúde do Trabalho (SST), serão transmitidas pela internet para o eSocial. O empregador irá gerar um arquivo eletrônico, no formato XML, contendo as informações previstas no Manual de Orientação do eSocial (Versão 2.5, Res. CG eSocial, n°20, 2018). Documento eletrônico que é assinado digitalmente e garante a integridade dos dados e a autoria do emissor.

Destaca-se que para iniciar a transmissão de informações ou solicitações ao Sistema eSocial e assinar os documentos relacionados com a SST será exigido um Certificado Digital do Tipo A1 ou A3, de propriedade do empregador e emitido por Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras – ICP – Brasil. Certificado Digital já utilizado para transmitir informações contábeis da empresa ao Sistema Público de Escrituração Digital (SPED). Quero saber mais sobre Certificados Digitais, clique aqui.

O arquivo eletrônico com as informações será gerado de duas formas:

  1. A partir de um sistema de propriedade ou software do empregador / contribuinte / órgão público ou contratado de terceiros, assinado digitalmente (obrigatoriamente com utilização do Certificado Digital) e transmitido ao eSocial por meio de webservice, recebendo um recibo de entrega (Protocolo de Envio);
  2. Diretamente no Portal do eSocial na internet, para acessar o Módulo Web Geral – Empresas, clique aqui.

O Sistema eSocial retornará o protocolo de envio no momento da transmissão das informações de SST. Após a realização das validações, o eSocial retornará o número do recibo de entrega das informações ou mensagem de erro de informações. O número do recibo de entrega é a referência utilizada para eventuais retificações ou exclusões no Sistema eSocial.

A Importância do Prazo para Encaminhar as Informações SST no eSocial

As principais informações da Segurança e Saúde do Trabalho (SST) que serão transmitidas para o ambiente do eSocial são: Registro de Ambientes de Trabalho, Comunicação de Acidentes de Trabalho, Monitoramento da Saúde do Trabalhador, Exame Toxicológico do Motorista Profissional, Afastamento Temporário, Condições Ambientais do Trabalho – Fatores de Risco, Treinamento, Capacitações, Exercícios Simulados e Outras Anotações e Desligamento, denominados de eventos Não Periódicos no Manual de Orientação do eSocial (Versão 2.5, Res. CG eSocial, n°20, 2018).

Os eventos Não Periódicos “são aqueles que não têm uma data pré-fixada para ocorrer, pois dependem de acontecimentos na relação entre o empregador… e o trabalhador que influenciam no reconhecimento de direitos e no cumprimento de deveres trabalhistas, previdenciários e fiscais” como, por exemplo, a exposição do trabalhador a agentes nocivos, mudanças no ambiente de trabalho, afastamentos temporários por acidente de trabalho, entre outros.

Tabela Códigos eSocial

Os prazos de envio dos eventos relacionados com a SST são definidos considerando as regras que asseguram os direitos trabalhistas, como no caso da admissão e do acidente de trabalho, ou possibilitam recolhimentos de encargos que tenham prazos diferenciados, como na situação do desligamento.

Além de apresentar o prazo específico para a transmissão ao eSocial, o Manual de Orientação do eSocial destaca que “os eventos Não Periódicos sem prazo diferenciado devem ser enviados, quando ocorrerem, antes do eventos mensais da folha de pagamento, com o objetivo de se evitar inconsistências entre a folha de pagamento e os eventos de tabelas e os não periódicos”.

Preparamos um eBook que Conecta o eSocial e a Segurança e Saúde do Trabalho

Para impedir possíveis inconsistências, acúmulo desnecessário de eventos a serem transmitidos e erros de última hora utilize uma tecnologia que transmita os eventos Não Periódicos e os de Tabela imediatamente após a sua ocorrência, reduzindo com isso multas e penalidades. O OnSafety é uma tecnologia mobile desenvolvida com o objetivo de garantir a transmissão das informações da área de Segurança e Saúde do Trabalho (SST) de uma forma ágil, segura e transparente para o usuário, atendendo os padrões internacionais de Segurança da Informação. A plataforma está disponível para profissionais da área que atuam nas empresas, prestadores de serviços ou aqueles que estão estabelecendo parcerias com os escritórios de contabilidade.

A Importância da Qualidade da Informação da SST no eSocial

Um dos principais princípios do eSocial é “aprimorar a qualidade das informações referentes às relações de trabalho, previdenciárias e fiscais”, isto é, com a implantação do eSocial os órgãos ou entidades partícipes esperam um procedimento formal de envio que integre informações de diversas declarações, formulários, termos e documentos relativos às relações de trabalho. Sistema digital que aumentará a qualidade da informação, possibilitando que as organizações possam utilizá-la e disponibilizá-la com mais eficiência e eficácia.

O procedimento padrão proposto pelo Sistema eSocial permitirá reduzir a burocracia na transmissão das informações dos empregados, os erros cometidos pelas empresas ao preencher formulários e aumentará a fiscalização sobre o descumprimento das obrigações rotineiras da empresa para a área tributária, trabalhista e previdenciária, tornando-se inclusive uma medida de combate à sonegação.

Conheça nossa condição especial para o ESOCIAL

É destacado no Manual de Orientação do eSocial (p.6, 2018) que “a recepção dos eventos pelo eSocial não significa o reconhecimento da legalidade dos fatos neles informados”. Isto é, o fato de comunicar que a área de SST está conforme não significa que a sua empresa está livre de fiscalização ou penalidades. Desta forma, é primordial que a informação referente aos trabalhadores, ambientes de trabalho, riscos do trabalho, produtos químicos, exames toxicológicos, medições, entre outras, seja gerenciada e avaliada antecipadamente. Evitando com isso erros nos registros do eSocial que possam gerar impactos econômicos, produtivos e sociais negativos para a empresa.

Os profissionais da área de Segurança e Saúde do Trabalho devem ficar atentos porque a falta de qualidade da informação decorre pela utilização de julgamentos subjetivos dos riscos no ambiente de trabalho, múltiplos origens ou visões diferentes da SST, o volume elevado de informação armazenada ou perdida de análises de riscos, acidentes de trabalho, etc., e pela falta de procedimentos operacionais padronizados para inspecionar a SST, gerando sistemáticos erros na produção da informação, entre outros aspectos que influenciam a qualidade da informação.

Veja como a nossa tecnologia ajuda a implantar o eSocial no Canal OnSafety. Também podemos agendar uma reunião para apresentar os benefícios do OnSafety? Será uma conversa rápida e produtiva, CLIQUE AQUI.

 

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