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7 Dicas para a implantação do eSocial

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O prazo para implantação do eSocial nas empresas que tiveram faturamento inferior a R$ 78 milhões (em 2016) está chegando ao fim. É necessário preparar seu colaboradores. Conheça todas as fases de implantação do eSocial no Cronograma Geral.

Empresas privadas, incluindo Simples, MEIs e pessoas físicas; que são empregadoras, devem iniciar a transmissão de informações ao eSocial a partir de julho de 2018.

 

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Conheça em outro artigo que preparamos sobre os benefícios do eSocial para a sua empresa.

 

fases de implantacao esocial

Quanto aos eventos referentes à Segurança e Saúde do Trabalhador (SST) o  prazo se estende para janeiro de 2019. Confira no quadro as fases de implantação do eSocial. Segundo a NDE 01/2018 os testes de envio de dados para a Segurança do Trabalho iniciam em 03 de outubro de 2018.

Como a maioria das empresas do país estão em contagem regressiva para a adequação ao eSocial, listamos os principais pontos para os empregadores que estão “correndo” contra o tempo.

 

 

Confira 7 dicas para implantação do eSocial na sua empresa:

1. Integração entre equipes de trabalho.

Departamentos como recursos humanos, contabilidade, segurança do trabalho e medicina ocupacional, produção, tecnologia da informação – TI e gerência mais do que nunca precisam estar interligados.

Deve-se criar procedimentos que  proporcionem o envio hábil de informações, principalmente referentes aos  acontecimentos de SST ocorridos na sua organização.

Desta forma é fundamental integrar os processos de gestão, comunicação e tecnologia pois dados referentes às obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas das organizações estarão sendo acompanhados mais de “perto” pelo governo federal.

Está interessado em verificar quais são as obrigações legais dos empregadores e contribuintes que serão modificadas com a implantação do eSocial? Consulte o material disponível sobre esse tema.

2. Treinamento de  equipes de trabalho para utilização do eSocial.

Capacite os funcionários que irão registrar os eventos no sistema. Este passo é fundamental para preparar sua empresa para o eSocial, pois o envio de dados incorretos ou falta de informações podem gerar multas e penalidades automáticas.

3. Qualificação cadastral dos funcionários.

Transparência nas informações prestadas ao governo será algo cada vez mais necessário no eSocial. Informações do banco de dados da empresa, por exemplo,  devem estar condizentes com os dados nas bases do governo.

Para isso, faça a Consulta Qualificação Cadastral disponibilizada no portal do eSocial e compare os cadastros internos da sua empresa com o Cadastro de Pessoas Físicas (CPF) e o Cadastro Nacional de Informações Sociais  (CNIS).

Antes de enviar qualquer evento ao eSocial, corrija erros referentes a informações sobre os funcionários, pois divergências pode ocasionar rejeição do evento. De preferência, tenha um sistema eletrônico adaptado para facilitar o cadastramento inicial e futuras admissões no eSocial.

4. Atualização de documentação.

Documentações como Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA), Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO), Laudo Técnico das Condições do Ambiente de Trabalho (LTCAT) e outros devem estar devidamente organizados e armazenados pois servirão de base para lançamento de informações no sistema eSocial.

Faça um levantamento de toda a documentação obrigatória, conforme o ramo de atividade da sua empresa e regularize eventuais pendências.

5. Medicina  Ocupacional.

Daqui para frente as informações referentes aos exames admissionais como Atestado de Saúde Ocupacional ASO e dados de exames complementares serão enviados em tempo real no ato da contratação.

Vale também manter os exames periódicos, de retorno ao trabalho e de mudança de função devidamente organizados para que sejam comunicados com precisão ao eSocial.

6. Gestão de SST da empresa.

Promova melhorias na sua empresa; eliminando e controlando riscos, pois dados referentes ao ambiente de trabalho, aos equipamentos de proteção e  capacitações também serão solicitados pelo eSocial.

Regularize pendências quanto a  treinamentos obrigatórios de SST na sua empresa, conforme as atividades desenvolvidas pelos seus colaboradores.

Não se esqueça de deixar tudo registrado internamente, como certificados, listas de presenças dos profissionais treinados e também informações sobre o responsável pelo treinamento.

Tudo isso será lançado no eSocial, mas é necessário manter  registrado para comprovação do desempenho do empregador em relação ao SST da empresa; em caso de fiscalização.

7. Sistemas de TI no eSocial.

As tecnologias da informação estão sendo utilizadas para facilitar todo gerenciamento de dados que serão fornecidos ao eSocial.

Assim, as informações transmitidas serão mais assertivas; reduzindo o risco de multas geradas por causa de divergência de dados.

O descumprimento de prazo da informação CAT, por exemplo; excedendo o período legal, implica multa ao empregador conforme consta nos artigos 286 e 336 do Decreto nº 3.048/1999.

O tempo de regularizar eventuais pendências pode ser curto, no entanto é necessário colocar esse assunto em pauta como prioridade para o bem e futuro das organizações.

 

(eBook) Conectando o eSocial e a Segurança e Saúde do Trabalho

Prepare-se para a mudança

O OnSafety é um sistema que está sendo preparado para atender as exigências do eSocial de uma forma simples e ágil. A nossa proposta é usar a tecnologia mobile como uma ferramenta que agiliza a coleta de dados e mantém atualizado os eventos do eSocial da sua empresa. Consulte e conheça o que já temos pronto para você usar do eSocial e comece a se preparar para a nova era da informação da área de SST.

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