Você já deve ter cansado de gastar tinta de caneta e papel atoa só para imprimir um documento que poderia simplesmente ser enviado ao destinatário virtualmente, para assim poder rubricar, ou assinar, o mesmo, certo? Mas você sabe que a assinatura eletrônica te poupa de tudo isso?
Por incrível que pareça, existem muitas pessoas ainda que não sabem o que é uma assinatura eletrônica, nem para o que serve, e quais são seus reais benefícios. Portanto, preparamos esse artigo para explicar um pouco melhor sobre este assunto.
Os tópicos abordados são:
- O que é;
- História;
- Tipos de assinaturas;
- Benefícios;
- Assinatura Eletrônica no OnSafety;
- Validade jurídica da Assinatura Eletrônica e Biometria;
Boa leitura!
O que é Assinatura Eletrônica?
A Assinatura Eletrônica pode ser definida como um mecanismo eletrônico, que coleta evidências para comprovar a assinatura em um documento. Em outras palavras, podemos dizer que é a versão eletrônica de uma simples assinatura manual.
Pode ser obtida a partir da digitalização da imagem da assinatura ou da grafia reproduzida diretamente na tela, utilizando o mouse, caneta touch ou o próprio dedo. A depender do dispositivo utilizado — computador, celular ou tablet.
O início de tudo
A palavra Assinatura vem do latim “SIGNARE” e quer dizer “dar validade” – ou também podemos compreender como o ato de dar sua autoria aquilo.
A assinatura eletrônica passou a ter validade jurídica em 24 de agosto de 2001, com a Medida Provisória Nº2.200-2. Nela, são estabelecidos os parâmetros para o uso das assinaturas eletrônicas como meio de validação de documentos, além de alguns meios para sua autenticação.
Tipos de assinaturas:
Todos os modelos e opções oferecem os benefícios de agilidade de processos e garantem a integridade e autenticidade das informações. Entretanto, elas se diferenciam em segurança e complexidade.
- Senhas Código secreto previamente acordado entre as partes como forma de reconhecimento.
- Assinatura digitalizada É a reprodução da assinatura de próprio punho como imagem (grafia) obtida por um equipamento tipo escâner.
- Aceite Digital É um acordo em forma digital. Pode ser um “clique no botão, De Acordo, Confirmar, etc.”, o que significa uma concordância aos termos de um documento.
- Assinatura Digital Resultado de uma operação matemática que utiliza algoritmos de criptografia assimétrica (padrão x509 v3) que permite aferir com segurança a autoria e não repúdio da assinatura e a integridade do documento.
O uso das assinaturas eletrônicas é muito variado. Elas apresentam valor jurídico e podem ser usadas em contratos de seguro, aluguel, planos de saúde, acordos de compra e venda, assinatura de serviços, formulários de RH, operações bancárias, entre outras possibilidades.
Benefícios da Assinatura Eletrônica
- Maior Facilidade nos processos;
- Agilidade;
- Praticidade;
- Armazenamento;
- Mobilidade;
- Eficiência Operacional;
- Redução de custos;
O controle do fornecimento, higienização e troca dos equipamentos de segurança dos colaboradores é um processo que deve ser executado por um responsável ou profissional habilitado na área de Saúde e Segurança do Trabalho. Processo que em muitas das vezes é realizado de uma forma manual, gerando erros nas informações, falhas de comunicação e multas ou penalidades para a empresa.
O registro da entrega do EPI pode ser realizado de diversas formas distintas, como livros, fichas ou até mesmo usando um sistema eletrônico. É importante ressaltar que para implantar um sistema eletrônico é necessário adotar certificados emitidos por autoridades certificadoras que garantem a validade legal de documentos digitais, conforme a Medida Provisória nº2.200-2, de 24 de agosto de 2001, que institui a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica, das aplicações de suporte e das aplicações habilitadas que utilizem certificados digitais, bem como a realização de transações eletrônicas seguras.
Assinatura Eletrônica no OnSafety
Fique atento aos serviços oferecidos por softwares ou sistemas de controle de EPI’s, pois é bastante comum as vezes utilizar a assinatura eletrônica com o mesmo significado de assinatura digital.
Com um documento digital certificado é possível realizar uma série de procedimentos virtualmente, integrando os ambientes administrativos e operacionais, reduzindo os deslocamentos desnecessários dos trabalhadores e a impressão de documentos ou circulação de papel na empresa, reduzindo com isso a burocracia e erros de informação.
A assinatura eletrônica refere-se a qualquer mecanismo virtual, não necessariamente criptográfico, para identificar o remetente de uma mensagem eletrônica, neste caso a fiscalização do Ministério do Trabalho pode questionar a autenticidade da assinatura, a integridade do documento digital e a irretratabilidade ou não-repúdio, isto é, o emissor não pode negar a autenticidade da informação ou mensagem.
Esqueça o preenchimento manual das fichas de controle de entrega de EPI’s. Use a tecnologia mobile à favor de sua empresa, registrando e controlando a entrega, troca e até mesmo a higienização dos EPI’s. Na Plataforma OnSafety, por exemplo, você consegue realizar o controle em tempo real a entrega de EPI’s, registrar trabalhadores e ter uma lista atualizada dos que estão com o EPI’s no ambiente de trabalho e quais EPI’s estão utilizando.
Alguns esclarecimentos sobre a validade jurídica da assinatura eletrônica e biometria
Para evitar penalidades ou multas e tirar dúvidas dos nossos clientes relacionadas com o uso da tecnologia, a nossa Equipe OnSafety buscou referências e conversou com entidades envolvidas no assunto.
Em 2019 o OnSafety enviou um Ofício (001/2019) às entidades responsáveis, solicitando saber sobre a legalidade do controle de EPIs de forma eletrônica. Você pode ver o ofício da consulta pública clicando aqui.
Em resposta, através do Ofício SEI Nº 32753/2020/ME, o Ministério da Economia afirmou que como descrito no item 6.6.1 da NR-6, já é previsto a possibilidade de a empresa adotar sistema eletrônico para registrar o fornecimento de equipamentos de proteção individual para os trabalhadores, além disso não cabe aos órgãos vinculados a Inspeção do Trabalho a homologação ou validação desses sistemas. Portanto, cabe à empresa garantir que o sistema adotado registre de forma fiel a entrega dos equipamentos e o acesso dos dados aos Auditores Fiscais do Trabalho. Você pode acessar a resposta da consulta pública no ofício clicando aqui.
Assim, levando em consideração as colocações do ofício citado acima, o OnSafety é uma plataforma completa, possuindo mecanismos de segurança que garantem a legalidade da entrega de EPI.
Conclusão
Se você chegou até aqui, deve saber que esse tipo de assinatura comum não precisa necessariamente envolver uma chave criptográfica ou qualquer método tecnológico mais complexo. Se você imprimir um documento, assiná-lo de próprio punho, escaneá-lo e enviá-lo em um formato que possa ser autenticado, atendendo aos requisitos abaixo, ele já será válido para assinar todo tipo de documento.
- Autenticidade – o receptor deve poder confirmar que a assinatura foi feita pelo emissor;
- Integridade – qualquer alteração da mensagem faz com que a assinatura não corresponda mais ao documento;
- Registro da assinatura — quando foi feita e como foi feita.
Referências
CERTISIGN – Assinatura eletrônica: o que é e como fazer uma. Disponível em: https://blog.portaldeassinaturas.com.br. Acessado em: 01/08/2019.
QualiSign – Tipos de assinatura eletrônica. Disponível em: https://www.documentoeletronico.com.br/. Acessado em 01/08/2019.
Wikipedia – Assinatura eletrônica. Disponível em: https://pt.wikipedia.org/wiki/. Acessado em 01/08/2019.
DocuSign – Porque a assinatura eletrônica é tão importante. Disponível em: https://www.docusign.com.br/blog/. Acessado em: 01/08/2019.
Sml_blog – Qual a diferença entre assinatura eletrônica e assinatura digital. Disponível em: https://blog.smlbrasil.com.br/. Acessado em: 02/08/2019.
Soluti Responde – O guia sobre a assinatura digital: tudo o que você precisa saber. Disponível em: https://solutiresponde.com.br/. Acessado em: 02/08/2019.
