Conheça o eSocial
O processo de registro das informações repassadas pelas empresas para o Governo Federal vem mudando desde o início do eSocial. E, o último evento será implantado é o relacionado com as informações previdenciárias da Saúde e Segurança do Trabalho (SST).
As grandes empresas começaram, em outubro de 2021 e para as demais empresas chegou a hora de planejar e coletar as informações da SST para o eSocial. Neste sentido, o próximo passo é para as Empresas com faturamento menor de 78 milhões, em 2016, passem a enviar informações sobre a SST a partir do dia 10 de janeiro de 2021, denominadas de Grupo 2 – Demais Empresas.
O cronograma de implantação do eSocial para essas empresa começa em Janeiro de 2020 e para evitar atrasos é revisar os cadastros dos trabalhadores, o tipo e validade dos exames médicos, a análise dos níveis de exposição nos ambientes de trabalho, entre outras informações.
A implantação progressiva do eSocial determina que cada grupo é responsável pelo envio de todas as informações e serão utilizadas para compor a base de cálculo para a apuração das contribuições sociais previdenciárias e da contribuição para o FGTS do INSS.
É mudança significa nos procedimento de registros de informações, controle dos prazos, atualização das informações, entre outras obrigações legais que ficam armazenadas apenas em documentos físicos ou arquivos mortos. Com a implantação do eSocial outros documentos da SST também passarão a ser emitidos exclusivamente em meio eletrônico para os trabalhadores e empresas como, por exemplo, o Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP).
Para evitar erros na hora de repassar informações preparamos um post com dicas sobre como planejar e coletar as informações para o eSocial, veja a seguir!
Benefícios do eSocial
A simplificação do envio das informações tributárias, previdenciárias e trabalhistas pelo eSocial garante benefícios significativos para a empresa, trabalhador e sociedade. Especificamente, a sistematização das informações para a área de Segurança e Saúde do Trabalho (SST) contribuirá para melhorar a elaboração de planos de ações preventivas e a tomada de decisão dos profissionais da área: Engenheiros e Técnicos de Segurança do Trabalho.
O eSocial introduz na área de SST um formato digital de informações que ainda, em 2021, são registradas em meios ultrapassados e até frágeis, como em folhas de registro ou livros de papel. Dados que devem ser guardados por um longo período de tempo, em até 30 anos, gerando custos de armazenamento e dificuldades para analisar, atualizar e controlar a qualidade das informações registradas dos trabalhadores e ambientes de trabalho.
Prepare-se porque a rotina da SST nas empresas passará por uma grande transformação com o eSocial. A plataforma do eSocial exigirá uma forma unificada de envio das informações para diferentes órgãos e a substituição do preenchimento e a entrega de formulários e declarações do grupo de documentos relacionados com a SST, como, por exemplo, o Registro de Ambientes de Trabalho, a Comunicação de Acidentes de Trabalho e o Monitoramento da Saúde do Trabalhador.
Como Acessar o eSocial
Todas as informações da empresa, neste caso, da Segurança e Saúde do Trabalho (SST), serão transmitidas pela internet para o eSocial. O empregador irá gerar um arquivo eletrônico, no formato XML, contendo as informações previstas no Manual de Orientação do eSocial. Documento eletrônico que é assinado digitalmente pelo profissional da SST e garante a integridade dos dados e a autoria do emissor.
Destaca-se que para iniciar a transmissão de informações ou solicitações ao Sistema eSocial e assinar os documentos relacionados com a SST será exigido um Certificado Digital do Tipo A1 ou A3, de propriedade do empregador e emitido por Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras – ICP – Brasil. O Certificado Digital já é o documento utilizado para transmitir informações contábeis da empresa ao Sistema Público de Escrituração Digital (SPED).
O arquivo eletrônico com as informações pode ser gerado seguindo os seguintes passos:
- O primeiro passo é o empregador emitir uma procuração digital para que o profissional da SST possa enviar os eventos relacionados com a Saúde e Segurança do Trabalho dos trabalhadores vinculados na empresa;
- A partir de um sistema ou software do empregador / contribuinte / órgão público ou contratado de terceiros, assinado digitalmente (obrigatoriamente com o Certificado Digital A1 da Empresa) e transmitido ao eSocial por meio dos serviços webservice, recebendo um recibo de entrega ou Protocolo de Envio; ou
- Diretamente no Portal do eSocial na internet, para acessar o Módulo Web Geral.
O Sistema eSocial retornará o protocolo de envio no momento da transmissão das informações de SST. Após a realização das validações, o eSocial retornará o número do recibo de entrega das informações ou mensagem de erro de informações. O número do recibo de entrega é a referência utilizada para eventuais retificações ou exclusões no Sistema eSocial.
A Importância do Prazo para Encaminhar as Informações da SST no eSocial
As principais informações da SST que serão transmitidas para o ambiente do eSocial são: i) a Comunicação de Acidentes de Trabalho; ii) o Monitoramento da Saúde do Trabalhador; iii) o Afastamento Temporário; e iv) as Condições Ambientais do Trabalho – Fatores de Risco, evento não periódicos definidos para o eSocial.
Os eventos Não Periódicos “são aqueles que não têm uma data pré-fixada para ocorrer, pois dependem de acontecimentos na relação entre o empregador… e o trabalhador que influenciam no reconhecimento de direitos e no cumprimento de deveres trabalhistas, previdenciários e fiscais” como, por exemplo, a exposição do trabalhador a agentes nocivos, mudanças no ambiente de trabalho, afastamentos temporários por acidente de trabalho, entre outros.
| Código | Evento Não Periódico | Prazo de Envio |
| S-2210 | Comunicação de Acidentes de Trabalho | Até o 1º Dia útil seguinte ao da ocorrência e, em caso de morte, deve ser de imediato |
| S-2220 | Monitoramento da Saúde do Trabalhador | A informação deve ser enviada até o dia 07 (sete) do mês subsequente ao da realização do correspondente exame |
| S-2240 | Condições Ambientais do Trabalho | Até o dia 70 (sete) do mês subsequente ao início da obrigatoriedade dos eventos ou de ingresso/admissão do trabalhador. No caso de alterações da informação inicial, deverá ser enviado até o dia 07 (sete) do mês subsequente à ocorrência da alteração. |
Os prazos de envio dos eventos relacionados com a SST são definidos considerando as regras que asseguram os direitos trabalhistas como no caso da admissão e do acidente de trabalho ou possibilitam recolhimentos de encargos que tenham prazos diferenciados como na situação do desligamento.
Além de ficar atentos aos prazos específicos para a transmissão ao eSocial é importante ficar atento aos “eventos Não Periódicos sem prazo diferenciado devem ser enviados, quando ocorrerem, antes dos eventos mensais da folha de pagamento, com o objetivo de se evitar inconsistências entre a folha de pagamento e os eventos de tabelas e os não periódicos”.
A Importância da Qualidade da Informação da SST no eSocial
Para impedir possíveis inconsistências, acúmulo desnecessário de eventos a serem transmitidos e erros de última hora utilize uma tecnologia que transmita os eventos Não Periódicos e os de Tabela imediatamente após a sua ocorrência, reduzindo com isso multas e penalidades.
A transmissão das informações da SST será realizada com o auxílio de um software preparado para enviar e validar o registro das informações. A tecnologia deve oferecer um serviço ágil, seguro e transparente para o profissional, atendendo os padrões de Segurança da Informação.
É necessário usar plataformas tecnológicas específicas para profissionais da área de SST que atuam nas empresas ou prestadores de serviços. Lembre-se que os escritórios de contabilidade ou profissionais da contabilidade não vão assumir a responsabilidade de transmitir informações sobre os eventos da SST.
Um dos principais princípios do eSocial é “aprimorar a qualidade das informações referentes às relações de trabalho, previdenciárias e fiscais”, isto é, com a implantação do eSocial os órgãos ou entidades partícipes esperam um procedimento formal de envio que integre informações de diversas declarações, formulários, termos e documentos relativos às relações de trabalho. Sistema digital que aumentará a qualidade da informação, possibilitando que as organizações possam utilizá-la e disponibilizá-la com mais eficiência e eficácia.
O procedimento padrão proposto pelo Sistema eSocial permitirá reduzir a burocracia na transmissão das informações dos empregados, os erros cometidos pelas empresas ao preencher formulários e aumentará a fiscalização sobre o descumprimento das obrigações rotineiras da empresa para a área tributária, trabalhista e previdenciária, tornando-se inclusive uma medida de combate à sonegação.
Evite erros nos registros do eSocial
É destacado no Manual de Orientação do eSocial que “a recepção dos eventos pelo eSocial não significa o reconhecimento da legalidade dos fatos neles informados”. Isto é, o fato de comunicar que a área de SST está conforme não significa que a sua empresa está livre de fiscalização ou penalidades.
Desta forma, é primordial que a informação referente aos trabalhadores, ambientes de trabalho, riscos do trabalho, produtos químicos, exames toxicológicos, medições, entre outras, seja gerenciada e avaliada antecipadamente. Evitando com isso erros nos registros do eSocial que possam gerar impactos econômicos, produtivos e sociais negativos para a empresa.
Os profissionais da área de Segurança e Saúde do Trabalho devem ficar atentos porque a falta de qualidade da informação decorre pela utilização de julgamentos subjetivos dos riscos no ambiente de trabalho e, pode levar a cometer erros nos cadastros dos ambientes de trabalho.
É necessário também gerenciar o volume elevado de informação armazenada ou perdida de análises de riscos, acidentes de trabalho, etc., ou a falta de procedimentos operacionais padronizados para inspecionar a SST, erros que podem gerar informação contraditória, entre outros aspectos que influenciam a qualidade da informação.
