A principal imagem que vem a mente de qualquer trabalhador quando se fala sobre Segurança do Trabalho é a de um EPI como, por exemplo, em diversas atividades industriais sempre relacionamos a SST com o uso de capacete de segurança e isso não é à toa, pois os EPIs são parte indispensável. E, complementar ao EPI e também obrigatório está a Ficha de EPI.
A entrega rápida e correta de EPIs é obrigatória e crucial nas empresas em que esses equipamentos se mostram necessários para reduzir os níveis de exposição dos trabalhadores. Neste caso, o processo de controle de entrega do EPI é determinado pela NR 06 e entre os requisitos que são destacados está o fornecimento registrado ao trabalhador.
O fornecimento registrado ao trabalhador é caracterizado com informações da empresa, do trabalhador, características do EPI, período de uso e responsabilidades do trabalhador quanto ao uso do EPI. É um conjunto de informações que registram o cumprimento dos requisitos da NR 06 e que devem ser armazenadas para diversos fins como, controle de estoque, gestão da SST, eSocial e fiscalização.
A Ficha de EPI é uma folha de registros que reune informações estruturadas e coletadas do processo de entrega e controle de EPIs e os registros de todos os trabalhadores devem ser armazenados de forma segura e acessível. Neste caso, podemos afirmar que usar um sistema eletrônico é a forma mais adequada e ágil para controlar, armazenar e registrar a Ficha de EPI.
A Ficha de EPI é um documento obrigatório e de extrema importância, tanto para empregadores quanto para trabalhadores, por isso decidimos tratar um pouco mais sobre este assunto no artigo a seguir, confira!
O que é a Ficha de EPI?
A Ficha de EPI é um documento que tem como objetivo registrar a entrega dos equipamentos aos trabalhadores, é ela que atesta que o trabalhador recebeu o EPI adequado a sua atividade para uso.
É a Ficha de EPI que garante que a empresa está em conformidade com o item 6.5.1 alínea d da NR 6, que dispõe que cabe à organização, quanto ao EPI:
“d) registrar o seu fornecimento ao empregado, podendo ser adotados livros, fichas ou sistema eletrônico, inclusive, por sistema biométrico;”
O que é registrado na Ficha de EPI?
Uma Ficha de EPI, como já dito, é o que atesta que o trabalhador recebeu o EPI pela empresa, portanto, o documento deve mostrar informações sobre a empresa, o trabalhador e o EPI recebido.
As informações básicas que precisam constar na ficha são:
- Nome e CNPJ da empresa;
- Nome do trabalhador;
- Função do trabalhador;
- Data de admissão do trabalhador;
- Termo de responsabilidade;
- Data de entrega e de devolução do EPI;
- CA do EPI;
- Nome e descrição do EPI;
- Assinatura do funcionário. Neste caso, a coleta da assinatura pode ser realizada a partir de um dispositivo eletrônico, caracterizando a coleta digital da assinatura do trabalhador que recebeu o EPI.
Como fazer a Ficha de EPI?
Comumente as Fichas de EPI são disponibilizadas em uma folha de papel que contém um cabeçalho com informações da empresa e do trabalhador e disponibiliza uma tabela formatada para que sejam registradas as informações dos EPIs. O registro é realizado pelo responsável pela entrega do EPI para o trabalhador.
Adotando um processo manual de registro da Ficha de EPI você já deve estar imaginando os problemas que podemos associar como, por exemplo, longas filas para entregar os EPIs aos trabalhadores, risco de coletar informações erradas, extraviar as Fichas de EPI, custo elevado de armazenamento, retrabalho, etc.
Na NR 06, a partir de 2009, é permitido o registro de informações do EPI em sistemas eletrônicos, isto é, a Ficha de EPI digital. Em 2023, apesar que ainda existem muitas empresas com o controle manual da Ficha de EPI, é possível gerenciar todo o seu controle de EPI por sistemas e aplicativos, tendo suas fichas totalmente digitalizadas, evitando o risco de perdê-las e reduzindo imensamente o volume de papéis.
A importância da Ficha de EPI
A Ficha de EPI é um documento obrigatório para as empresas que fornecem equipamentos de proteção, empresas que não registram as entregas em fichas estão em desacordo com a NR 06 e podem ser autuadas.
As Fichas de EPI’s possuem validade legal em possíveis processos e podem servir de prova tanto para o empregador quanto para o trabalhador.
Com o controle das informações de uma Ficha de EPI, trabalhadores nunca ficarão com EPIs ineficientes ou vencidos, pois com as datas sendo controladas, integrada ao controle de estoques do EPI’s, a troca de equipamentos sempre será programada e realizada. Isto é, uma das principais vantagens de usar sistemas digitais para o controle e entrega de EPI’s.
Além disso, caso um trabalhador se acidente e mova uma ação contra a empresa alegando que não recebeu equipamentos de segurança, a empresa pode usar as Fichas de EPI como prova, visto que elas carregam todas as informações sobre as entregas e a assinatura do colaborador.
O controle de EPI como um todo é vital dentro de uma empresa, esse controle é um importante ator dentro da SST que mantém os trabalhadores seguros, e a Ficha de EPI é parte importante deste processo.
