Uma parte muito importante da SST é a CIPA, a Comissão Interna que tem como principal objetivo trazer os trabalhadores mais para perto da Segurança e Saúde do Trabalho e contribuir com a Cultura de Segurança do Trabalho. Estas comissões se reúnem rotineiramente e dessas reuniões temos as atas de CIPA.
Os documentos de SST são em sua maioria obrigatórios e muito importantes para a manutenção da segurança nos ambientes de trabalho. Com as atas de CIPA, não é diferente, elas devem sempre estar em dia e nos fornecem informações pertinentes.
Levando em conta a importância desta documentação e o quão comum as CIPAs são no nosso dia a dia, preparamos este artigo explicando um pouco sobre estas atas, confira a seguir.
O que é uma ata de CIPA?
Uma ata de CIPA é um documento de SST que tem como objetivo registrar tudo o que é discutido nas reuniões da CIPA. Ela serve como um histórico das discussões, decisões, ações propostas e resultados obtidos pela comissão e também como um registro para que nada do que foi relatado em reunião se perca.
Como elaborar e o que deve conter nela?
A ata de CIPA quando é editada deve ser estruturada e conter as seguintes informações:
- Identificação: Nome da empresa, unidade, data e hora da reunião, número da reunião.
- Presenças: Lista dos membros presentes e ausentes que foram convocados.
- Ordem do dia: Assuntos a serem tratados na reunião.
- Discussões: Resumo das discussões sobre cada item da ordem do dia.
- Decisões: As decisões tomadas pela comissão sobre os assuntos tratados.
- Ações: As ações a serem implementadas e os responsáveis por cada uma delas.
- Próximas reuniões: Data e hora das próximas reuniões.
- Assinaturas: Assinatura de todos os membros presentes.
Para elaborá-la é simples, a elaboração é sempre de responsabilidade do secretário da CIPA, que é escolhido pelos demais membros com a ciência do empregador. Portanto o secretário irá elaborá-la, geralmente em um documento de texto, redigindo tudo que foi discutido, identificando os participantes e pedindo as assinaturas.
Quem deve ficar com as atas de CIPA?
Segundo os itens 5.14.2 e 5.25 da NR 05, cópias das atas devem ser entregues a todos os titulares e suplentes, ou seja, todos os membros de sua comissão sempre devem receber as cópias das atas redigidas.
Qual a importância deste documento?
As atas de CIPA são documentos cruciais para o bom funcionamento das CIPAS e para a gestão da segurança nos ambientes de trabalho. Elas desempenham um papel fundamental em alguns pontos, como:
- Manutenção de histórico das ações de segurança:
- Memória institucional: As atas documentam as discussões, decisões e ações tomadas pela CIPA ao longo do tempo, servindo como um registro histórico das atividades da comissão;
- Continuidade: Evita que informações se percam e facilita que tudo tenha uma continuidade, mesmo com a troca de membros;
- Transparência:
- Demonstração de segurança: As atas são um bom meio de demonstrar que a empresa e os Cipeiros estão engajados com a cultura de segurança e prezando por ações e melhorias na saúde e na segurança dos trabalhadores;
- Acompanhamento das ações: Permitem acompanhar o desenvolvimento das ações propostas e avaliar se elas estão sendo cumpridas e sendo eficientes para o que se destinaram;
- Responsabilização: Definem as responsabilidades de cada membro ou não da CIPA, então todos estão cientes do que cada um tem que fazer em relação as ações definidas;
- Evidência:
- Evidência de prevenção: Em caso de algum acidente, as atas podem ser bons demonstrativos de que medidas de prevenção foram tomadas antes da ocorrência do acidente;
- Fiscalizações: Durante as fiscalizações do Ministério do Trabalho, as atas podem ser solicitadas, pois se tratam de documentos obrigatórios.
