Qual a relação de Leitor Biométrico com o controle e entrega de EPI’s?
Nesta semana vamos trazer um assunto importante relacionado com o processo de Controle e Entrega de Equipamentos de Proteção Individual (EPI’s). Especificamente, vamos tratar sobre a validade das assinaturas eletrônicas e o uso de Leitor Biométrico como tecnologia para facilitar e agilizar a identificação dos colaboradores.
Além disso, são informações cada vez mais usadas para aumentar a confiabilidade e eliminar o risco de fraude na geração de fichas de registros dos EPI’s em sistemas automatizados de gestão da Saúde e Segurança do Trabalho (SST).
Alguns esclarecimentos sobre a assinatura eletrônica e biometria perante a lei
Como você já sabe, o Módulo OnSafety – Controle de EPI permite que os usuários do sistema utilizem tanto a assinatura eletrônica como a biometria, coletada através de um Leitor Biométrico no momento da entrega dos EPI’s e, em alguns casos, já nos deparamos com o seguinte questionamento: “essa assinatura eletrônica e/ou a biometria é válida perante a lei?”. Para evitar penalidades ou multas e tirar dúvidas dos nossos clientes relacionadas com o uso da tecnologia, a nossa Equipe OnSafety buscou referências e conversou com entidades envolvidas no assunto.
Em 2019 o OnSafety enviou um Ofício (001/2019) às entidades responsáveis, solicitando saber sobre a legalidade do controle de EPIs de forma eletrônica. Você pode ver o ofício da consulta pública clicando aqui.
Em resposta, através do Ofício SEI Nº 32753/2020/ME, o Ministério da Economia afirmou que como descrito no item 6.6.1 da NR-6, já é previsto a possibilidade de a empresa adotar sistema eletrônico para registrar o fornecimento de equipamentos de proteção individual para os trabalhadores, além disso não cabe aos órgãos vinculados a Inspeção do Trabalho a homologação ou validação desses sistemas. Portanto, cabe à empresa garantir que o sistema adotado registre de forma fiel a entrega dos equipamentos e o acesso dos dados aos Auditores Fiscais do Trabalho. Você pode acessar a resposta da consulta pública no ofício clicando aqui.
Assim, levando em consideração as colocações do ofício citado acima, o OnSafety é uma plataforma completa, possuindo mecanismos de segurança que garantem a legalidade da entrega de EPI.
O que a lei também diz:
A primeira referência é o que está escrito na Norma Regulamentadora NR-6 no item 6.6.1 h) que cabe ao empregador quanto ao EPI: registrar o seu fornecimento ao trabalhador, podendo ser adotados livros, fichas ou sistema eletrônico. Como se sabe, existem diversos sistemas que auxiliam nesse processo, como Soc, Senior, RS Data e outros.
Pesquisando um pouco mais, temos a Nota Técnica DSST/SIT n° 162/2017 , a qual nos esclarece quanto ao item 6.6.1 h da NR-6 que “não há, no dispositivo mencionado, qualquer tipo de indicação em relação ao tipo de controle que deverá ser adotado, desde que a empresa mantenha os registros da entrega dos EPI aos trabalhadores em livros, fichas ou sistema eletrônico.”.
Na própria nota técnica também é concluído que “...uma vez que o sistema de gestão de entrega de EPI com uso de identificação biométrica vascular permita o controle e o registro das informações, com possibilidade de extração de relatórios para eventual fiscalização, não há impedimento para a adoção desse sistema informatizado pelas empresas”.
Quer mais garantias?
Por mais que existam a Norma Regulamentadora e outras Notas Técnicas atestando o uso de tecnologias na entrega de EPI, entendemos que ainda podem restar algumas dúvidas sobre a validade deste processo automatizados.
Além disso, em nosso país ainda não temos nenhuma homologação para assinatura eletrônica/biometria coletadas nas entregas de EPIs. Mas preparamos algumas recomendações que podem servir como garantia:
- Converse com instituições responsáveis da sua região, como Delegacia e Justiça do trabalho, como você sabe, nós fizemos isso, e sempre recomendamos que nossos clientes façam o mesmo se acharem necessário.
- Certifique que o sistema escolhido pela empresa seja inviolável. Aqui no OnSafety, por exemplo, a ficha de EPI mostra data, hora, minuto e segundo (07/10/19 10:03:57) que a assinatura/biometria foi coletada. Além disso qualquer alteração feita no registro da entrega do EPI, é seguida de uma nova assinatura/biometria. Por fim, se você quiser transferir as Fichas de EPIs geradas pelo OnSafety para um arquivo pessoal, o formato disponível é somente PDF.
- Periodicamente a empresa pode pedir para que os trabalhadores confirmem os dados eletrônicos gerados através de assinatura digital A1 ou A3.
- Por último, converse com seu Jurídico, analisem juntos como novas tecnologias podem contribuir nos processos internos da empresa.
Importância da tecnologia e sistemas adequados no processo de controle de EPI’s
Nossa Equipe OnSafety reforça a importância de usar tecnologias e sistemas adequados no processo de Controle de EPI’s. Para manter a segurança da informação do trabalhador utilizamos o Leitor Biométrico, coletando a biometria do trabalhador para evitar erros de identificação e a assinatura digital como e evidência na entrega do EPI’s.
Entendemos, que com a ficha de controle de entrega de EPI’s assinada mesmo que eletronicamente, em uma possível contestação judicial, o documento pode passar por uma análise grafotécnica de um perito e comprovar a legitimidade da assinatura do trabalhador que comprova o recebimento dos EPI’s.
Também reforçamos que estamos sempre monitorando mudanças na legislação sobre o assunto e buscamos novas soluções tecnológicas que possam tornar mais segura o processo de controle e entrega de EPI’s.
Ficou curioso para conhecer como nosso Módulo – Controle de EPI pode contribuir e agilizar seu processo de entrega de EPI? Entre em contato com a nossa esquipe pois podemos te ajudar!
