A nossa equipe vai relatar o caso de sucesso da APOIO Ecolimp, empresa com mais de 30 anos de experiências em serviços especializados de higienização e hotelaria hospitalar, manutenção predial, impermeabilização e tratamento de piso, gestão de facilities, paisagismo e jardinagem, portaria e recepção e terceirização de RH.
A visão de negócio da APOIO Ecolimp é integrar pessoas, processos e tecnologias com o objetivo de ser referência em soluções especializadas para a área de saúde, que garantam excelência, segurança e bem estar para os clientes, colaboradores e associados. E, neste contexto é que começa a história de sucesso com a tecnologia OnSafety, inciada em 2019, como uma ação para tornar mais eficiente e robusto o processo de controle e entrega de EPI’s. Confira a seguir os resultados alcançados com a parceria da APOIO Ecolimp e o OnSafety!!
Conheça a APOIO Ecolimp
A APOIO Ecolimp é uma empresa especializada em limpeza e higienização, com mais de 30 anos de experiência, que se consolidou na área de saúde. Em 2020, conta com 6.000 colaboradores e está presente com unidades próprias em outros quatro estados, Rio de Janeiro, São Paulo, Goiás e Paraná e no Distrito Federal.
Entre as certificações adquiridas pelas APOIO Ecolimp estão a ISO 9001 (Sistema de Gestão de Qualidade) e a OSHAS 18001 (Gestão da Saúde e Segurança do Trabalho), certificações que demostram o compromisso da APOIO Ecolimp com a qualidade dos processos e serviços entregues a fim de aumentar a satisfação de seus clientes. Além disso, são práticas gerenciais que visam garantir a Saúde e Segurança Ocupacional (SSO) ao avaliar os riscos existentes no ambiente de trabalho, visando a preservação da sua saúde e a integridade física dos colaboradores nos ambientes de trabalho. Aspectos que aumentam a credibilidade junto aos clientes, fornecedores, colaboradores e sociedade.
O Objetivo da QSMS
A equipe de Qualidade, Segurança, Meio Ambiente e Saúde (QSMS) é composta por 30 profissionais experientes e especializados em diferentes áreas críticas de desempenho da APOIO Ecolimp. É uma equipe formada por 1 Gerente de QSMS, 2 Coordenadores de Segurança do Trabalho, 2 Coordenadoras de Saúde Ocupacional, 20 Técnicos de Segurança do Trabalho e 05 Enfermeiras.
Uma das principais responsabilidades da Equipe de QSMS é preservar a Saúde e Segurança Ocupacional dos mais de 6 mil colaboradores que a APOIO Ecolimp utiliza para higienizar de maneira correta e eficaz os Hospitais, Clínicas Médicas e Laboratórios e desta maneira garantir a segurança de todos que frequentam o local. São mais de 350 contratos de serviços especializados de higienização e limpeza para o segmento da saúde que são fundamentais e críticos para atender protocolos e controlar a pandemia do Coronavírus que assola o Brasil.
Para aprimorar os processos da Saúde e Segurança Ocupacional conduzidos pela Equipe QSMS, melhorar e agilizar o processo de controle e entrega de EPI’s e aumentar a produtividade das equipes operacionais a APOIO Ecolimp implantou o OnSafety. A tecnologia é uma ferramenta que está ajudando a Equipe QSMS a controlar a documentação relacionada com todos os colaboradores e atender as exigências destacadas pela NR 06 – Equipamentos de Proteção Individual e NR 32 – Segurança e Saúde no Trabalho em Serviços de Saúde.
A nossa Equipe OnSafety conversou com os Coordenadores da Equipe QSMS da APOIO Ecolimp sobre os benefícios, as dificuldades e perspectivas sobre o uso da tecnologia nos processos adotados e alinhados com as certificações de Controle da Qualidade e Saúde e Segurança do Trabalho da empresa.
Processo de Controle e Entrega de EPI’s
A APOIO Ecolimp realiza mensalmente a entrega, troca e devolução de aproximadamente 10.000 EPI’s para seus colaboradores, sendo que os principais itens são luvas, máscaras, calçados, aventais e óculos. Itens necessários para executar os serviços de higienização e limpeza em ambiente hospitalar de uma forma segura e adequada e, principalmente, reduzam a contaminação e a exposição dos colaboradores aos riscos ambientais como, por exemplo, químicos, físicos e biológicos comuns nesse tipo de local de trabalho.
Na opinião da Equipe QSMS, o principal desafio no processo de controle e entrega de EPI’s é garantir o registro de entrega em todos os postos de trabalho devido ao tipo de negócio ser a prestação de serviços (terceirização) executada em diferentes ambientes de trabalho, o que gera uma descentralização das atividades de Gestão da Segurança e Saúde Ocupacional da APOIO Ecolimp.
O processo de controle e entrega de EPI’s era realizado de forma manual por meio do preenchimento de uma Ficha de EPI, o que demandava mensalmente aproximadamente 417 horas de controle documental da Equipe de QSMS. Esse processo era suscetível a erros de escrita, dificuldade de entendimento e até mesmo rasuras no documento. Além disso, a cada três meses a equipe de QSMS da APOIO Ecolimp coletava as fichas de EPI’s em todos os postos de trabalho e realizava a digitalização das mesmas, o que demanda dedicar mais de 834 horas de trabalho a cada trimestre.
A Equipe QSMS, no processo de controle e entrega de EPI’s da APOIO Ecolimp do total, consumiam mensalmente, apenas para coletar as assinaturas dos colaboradores e digitalizar os documentos, mais de 695 horas de trabalho. Isto é, cerca de 4,5 membros da Equipe de QSMS se ocupavam apenas por essas atividades ao longo do mês que na prática agregavam pouco valor para os colaboradores em campo.
APOIO Ecolimp e OnSafety
Para aumentar a confiabilidade do processo de controle e entrega de EPI’s o OnSafety foi contratado. A tecnologia permite registrar a entrega, troca e devolução do EPI em qualquer ambiente de trabalho pela biometria do colaborador e/ou assinatura digital, automatizar a geração e armazenamento da Ficha de EPI e gera uma dashboard com indicadores do Controle de EPI’s para apoiar a tomada de decisão da Equipe QSMS da APOIO Ecolimp.
Os Coordenadores de Segurança Rafael Lucas e Fabiano Coelho destacam que os principais benefícios obtidos com a implantação do OnSafety no processo de controle e entrega de EPI’s são a maior confiabilidade do processo, agilidade no acesso a informações sobre o registro de entrega de EPI’s em mais de 300 contratos em tempo real. Reduzindo com isso atrasos no controle do processo de Entrega de EPI’s e inclusive refletindo na agilidade do processo de compra e reposição de EPI’s no estoque da APOIO Ecolimp.
Outros resultados associados a tecnologia estão a produtividade alcançada pela Equipe QSMS para controlar a entrega de EPI’s e Custos. A experiência dos Coordenadores da Equipe QSMS é que o tempo do processo teve uma redução de 80% do tempo envolvido para cada entrega/devolução e uma redução do consumo de papel e redução dos custos de armazenamento (arquivos mortos). Informações dos colaboradores que ficam armazenadas na nuvem e podem ser acessadas de qualquer local e por gerentes dos setores ou usuários cadastrados da APOIO Ecolimp no Sistema OnSafety.
A tecnologia também garante o atendimento à legislação trabalhista relacionada com a Segurança e Saúde Ocupacional da APOIO Ecolimp, reduzindo a probabilidade de não-conformidades e/ou irregularidades no processo de gestão. Para os coordenadores da Equipe QSMS com os relatórios do OnSafety é possível monitorar as trocas de EPI’s de forma efetiva pois, conseguimos identificar, a partir de um clique, quais colaboradores não efetuaram a troca de EPI em um dado período.
Uma outra mudança e melhoria alcançada com a implantação do OnSafety é o comprometimento dos colaboradores responsáveis para realizar a entrega de EPI’s nos locais de trabalho. Conforme a opinião dos Coordenadores da Equipe QSMS, é uma mudança significativa visto que levando em consideração que atuamos 24 horas, o registro deve ser realizado sempre que necessário e com isso garantimos o fornecimento e registro junto aos colaboradores mesmo aos que trabalham no período noturno e aos finais de semana e feriados.
Expectativas para o futuro
A Equipe OnSafety está muito orgulhosa da parceria e de impactar os negócios da APOIO Ecolimp. Estamos conscientes que com a tecnologia é possível oferecer procedimentos de limpeza e higienização com mais qualidade para seus clientes de uma forma segura e confiável. Além disso, o OnSafety soma nos esforços da empresa para evitar a contaminação e exposição de todos os seus colaboradores aos riscos no ambiente de trabalho.
A história de sucesso está apenas começando! A expectativa da APOIO Ecolimp é ampliar a parceria com o OnSafety e expandir o uso da tecnologia em pelo menos mais 20 grandes contratos com mais de 2.500 colaboradores até o final de 2020.
